Normas de conducta

¿Qué son las Normas de Conducta?

Las Normas de Conducta, a veces denominadas «Código de Conducta», constituyen la base del Programa de Cumplimiento. Son un elemento fundamental de la cultura de Hometown. El personal, los miembros de la Junta Directiva y los proveedores o contratistas están sujetos a las Normas de Conducta de Hometown. Dichas normas se basan en la legislación federal, la Ley de Servicios Sociales de Nueva York, el título 18 del NYCRR, parte 521, y las mejores prácticas.

Las Normas destacan algunas (aunque no todas) de las situaciones recurrentes en HHC que pueden surgir y que requieran una respuesta ética por parte del personal, los voluntarios, los miembros de la Junta Directiva, los becarios o estudiantes y/o los proveedores, contratistas o consultores. Las Normas se aplican a las interacciones con los usuarios, los organismos gubernamentales de control y quienes mantienen relaciones comerciales con HHC. Cada persona debe esforzarse por ser un modelo a seguir como directivo, empleado o miembro de la Junta Directiva. Las Normas definen el desempeño laboral del personal y el comportamiento de los miembros de la Junta Directiva.

Complementaria a las Normas de Conducta, aunque distinta de ellas, es la ética. La ética, tal y como se explica más adelante, es una perspectiva, una actitud o una forma de ver las cosas en la que la equidad, la imparcialidad, la justicia y la transparencia ocupan un lugar central.

La ética forma parte de las Normas de Hometown, según las cuales el personal, los voluntarios, los miembros de la Junta Directiva, los becarios/estudiantes y los proveedores/contratistas/consultores deben comportarse de forma ética. Los directores, gerentes y supervisores deben asumir la responsabilidad de crear y mantener un entorno de trabajo ético y de respeto mutuo, en el que se puedan plantear inquietudes sin temor a represalias. Es responsabilidad de la Junta Directiva apoyarles y dar ejemplo para garantizar su cumplimiento. Es responsabilidad de todos asegurarse de que los empleados comprendan su obligación de informar sobre incumplimientos éticos o legales. Los empleados, los miembros de la Junta Directiva y los proveedores/contratistas tienen el deber de denunciar las irregularidades.

Las Normas establecen cómo deben comportarse o reaccionar todos —el personal, los miembros de la Junta Directiva, los becarios y estudiantes, así como los proveedores, contratistas y consultores— ante situaciones específicas cuando estas se produzcan. Respete siempre a los pacientes, por ejemplo, que son clientes. Los compañeros de trabajo deben respetarse y ser corteses entre sí en todo momento, y los miembros de la Junta Directiva deben mostrar respeto y cortesía hacia el personal. Esto forma parte de las Normas de Conducta.

El hecho de que el personal, los voluntarios, los miembros del Consejo de Administración, los becarios o estudiantes y los proveedores, contratistas o consultores denuncien incumplimientos de las normas de cumplimiento constituye otro elemento de las Normas de Conducta. Los requisitos de las Normas incluyen, entre otros:

• Cumplir con la legislación estatal y federal, así como con los decretos presidenciales;
• Participar activamente en el Programa de Cumplimiento, lo cual, tal y como exige la Ley de Servicios Sociales de Nueva York, incluye: 1) informar de posibles problemas; 2) no participar en conductas que incumplan las normas; o 3) no fomentar, dirigir, facilitar ni permitir conductas que incumplan las normas. Además, debe tenerse en cuenta que se aplicarán las políticas disciplinarias;
• Respetar a los compañeros de trabajo;
• No tomar fotografías ni imágenes en Hometown;
• Mantener una actitud positiva en el lugar de trabajo;
• Detectar y poner fin al fraude, el despilfarro y los abusos;
• Presentar una apariencia limpia, cuidada y profesional;
• Los profesionales sanitarios deben archivar las notas médicas de forma puntual;
• No difundir rumores sobre los compañeros de trabajo y, sobre todo, sobre los pacientes;
• No compartir nunca su contraseña, ni siquiera con un supervisor;
• No ponerse nunca en contacto con los pacientes en relación con su atención médica a través de un teléfono móvil personal o por correo electrónico;
• Que los miembros de la junta se exijan mutuamente el cumplimiento de una conducta ética y legal;
• Los miembros de la Junta deben informar a toda la Junta cuando recomienden a un proveedor o contratista para la prestación de un producto o servicio, así como de cualquier vínculo con cualquiera de ellos;
• Nadie mantendrá una relación sentimental con pacientes. Si mantiene una relación sentimental con un paciente antes de su contratación o de su incorporación a la Junta, deberá notificarlo inmediatamente a Recursos Humanos y a su supervisor. El incumplimiento de esta norma en cualquiera de los dos casos podrá dar lugar al despido o a la destitución de la Junta;
• Leer el boletín mensual de cumplimiento normativo y consultar con regularidad los correos electrónicos de Hometown;
• Respetar los valores y la misión de Hometown en todo momento, incluso fuera del horario laboral (véase el Apéndice A);
• No utilizar FaceTime en una zona de pacientes ni en lugares donde puedan verse datos sanitarios protegidos (PHI), compañeros de trabajo, becarios o estudiantes, o miembros de la Junta Directiva;
• Acudir al trabajo puntualmente, no marcharse antes de que finalice su turno y no tomarse descansos prolongados ni alargar el periodo de almuerzo;
• Utilizar un lenguaje adecuado (sin palabrotas) en todo momento, lo que incluye mostrar cortesía hacia los clientes y compañeros de trabajo, incluso fuera del horario laboral;
• Dar prioridad al trabajo y a las necesidades de los clientes; no dar nunca prioridad a las llamadas personales ni hacer un uso indebido del ordenador de la oficina para fines personales. Recuerde que, si utiliza un teléfono o un correo electrónico de la empresa, no tiene derecho ni puede esperar privacidad personal;
• No consultar el historial ni la información de ningún paciente, a menos que esté directamente relacionado con el desempeño de sus funciones laborales en el momento en que se acceda a dicha información. Sin excepciones. No debe consultar el historial de un familiar ni de su pareja;
• No utilice nunca las redes sociales para comentar asuntos relacionados con los pacientes, por muy genéricos que sean, ni siquiera si el paciente es un amigo fuera del ámbito laboral;
• Respetar siempre la privacidad de los pacientes, tanto dentro como fuera de la consulta. Esto incluye no hacer un uso indebido, no gestionar incorrectamente ni acceder sin autorización a la información sanitaria protegida (PHI);
• Los miembros de la Junta Directiva deben respetar al personal y apoyarlo en su trabajo, dedicando tiempo a comprender la diferencia entre la gobernanza de la Junta y las operaciones y la gestión;
• Tenga presente que la confianza de los pacientes es fundamental y que una conducta inadecuada en su tiempo libre podría comprometer dicha confianza y dañar la reputación de Hometown. Esto podría dar lugar a medidas disciplinarias para el empleado. Hometown tiene el deber de actuar como un miembro ejemplar de la comunidad y esto se define, en parte, por el comportamiento del personal. Notifique inmediatamente a Recursos Humanos cualquier detención. Hometown evaluará un caso de detención basándose en los hechos y la gravedad del presunto delito, de conformidad con el manual del empleado. Si un miembro de la Junta Directiva o un miembro del personal es detenido, es su responsabilidad comunicarlo al director general, a Recursos Humanos y al responsable de cumplimiento normativo;
• Aunque el personal pueda desear participar en el proceso democrático colaborando en campañas políticas o de justicia social, realizando comentarios, interviniendo en público, realizando donaciones a candidatos y escribiendo blogs, libros o artículos de opinión, esto no podrá hacerse en ningún caso durante el horario laboral de Hometown. Tampoco se podrá utilizar el nombre de Hometown, salvo que sea necesario indicar su empresa al realizar una donación a una campaña o para cumplir otros requisitos de la legislación estatal o federal; y
• Comprender la distinción y mantener una línea clara de separación con respecto a un amigo o conocido social que también sea paciente. Debe mantener siempre separadas su función en Hometown y sus relaciones sociales o personales. Una persona a la que conoce como amigo o conocido social es, ante todo, un paciente. La HIPAA se aplicará siempre de forma estricta. Sin excepciones.

Esta no es una lista exhaustiva. En ella se destacan los deberes profesionales, los protocolos, las expectativas y las responsabilidades.

Las Normas definen los principios éticos en beneficio del personal, los voluntarios, los miembros de la Junta Directiva, los becarios/estudiantes y los proveedores/contratistas, y, lo más importante, de los pacientes de Hometown.

Las normas de Hometown son universales.

Se espera que los proveedores y consultores no solo cumplan la ley, sino que respeten las normas de conducta ética en todo momento. Se exigirá a quienes puedan tener acceso a información médica protegida (PHI) que firmen un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA).

¿Cuál es la diferencia entre la ética, las normas de conducta, el conflicto de intereses y el Manual de Cumplimiento Corporativo?

La ética, las normas, los conflictos y el Manual de Cumplimiento se solapan y se complementan entre sí. Presentan similitudes y deben integrarse, aunque también presentan diferencias importantes. Asimismo, complementan y promueven los valores de la organización.

La ética consiste en los valores o la filosofía de una persona o una organización. Estos valores incluyen la equidad, la honestidad y el deber de compartir inquietudes o información sobre lo que ocurre (transparencia). La ética es una actitud que se refleja en su forma de vivir o en la forma de actuar de una organización.

Actúe de forma justa y honesta en todo momento. Aborde lo que haga con integridad. Intente hacer lo correcto en cada situación, no solo porque la ley así lo exija, sino porque es lo justo y honesto. La ética va más allá de la ley.

Las evaluaciones de riesgos y la mitigación de riesgos forman parte de las Normas de Conducta. Los departamentos están obligados a identificar los riesgos y mitigarlos. Las evaluaciones de riesgos y la mitigación de riesgos benefician a los pacientes y demuestran que Hometown gestiona adecuadamente los recursos para identificar y poner fin al fraude, el despilfarro y el abuso.

Las Normas de Conducta se basan en los detalles. Destacan algunas, aunque no todas, las cuestiones que pueden surgir. HHC tiene expectativas en cuanto a la profesionalidad. Además, por citar otro ejemplo, no factura servicios que no presta. No inflará la codificación de ningún servicio. HHC no factura servicios documentados de forma inadecuada por parte de un profesional sanitario.

Estos son ejemplos específicos descritos en las Normas. Dado que no es posible prever todas las situaciones, es la ética organizativa de HHC, también mencionada anteriormente, la que debe guiar al personal, a los proveedores, a los empleados, a los consultores y a los miembros del Consejo de Administración.

El conflicto de intereses se enmarca en las Normas de Conducta, pero reviste suficiente importancia como para tratarlo por separado. Puede surgir un problema, relacionado con intereses personales o familiares e implicando algún tipo de beneficio, si se produce de una manera que pueda perjudicar o socavar a HHC. Las Normas de Conducta le obligan a informar de los conflictos reales o potenciales al responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo. Incluso la apariencia o la percepción de un conflicto, aunque no sea un conflicto real, puede resultar problemática. Consulte al responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo. También puede surgir un conflicto si un empleo externo resultara perjudicial de cualquier modo para Hometown o sus pacientes.

El Manual de Cumplimiento Corporativo incluye las Normas de Conducta, aborda los valores éticos y destaca los elementos de un programa de cumplimiento eficaz tal y como los define la Oficina del Inspector General de Medicaid del Estado de Nueva York, reflejando, en parte, las normas federales.

Las áreas de riesgo identificadas por la Ley de Servicios Sociales del Estado de Nueva York y la Parte 521 del Título 18 del NYCRR incluyen, entre otras, la facturación; los pagos; la gobernanza; la acreditación; los servicios solicitados; la necesidad médica; la obligación de notificación; la calidad de la atención; la supervisión de contratistas, subcontratistas, agentes y contratistas independientes; y otras áreas de riesgo.

Además, se deberá cumplir lo siguiente:

Servicio al cliente y los más altos estándares profesionales para los pacientes

HHC se compromete a proporcionar a sus clientes una atención de la máxima calidad y un servicio excelente.

Estos elevados estándares deben aplicarse a las interacciones con todas las personas con las que se relacionan los representantes de HHC. Esto se logra de diversas maneras, entre ellas mediante un programa global de ética y cumplimiento normativo y sus iniciativas de garantía de calidad.

Todos deben recordar a diario que los pacientes, aunque en ocasiones puedan resultar difíciles, no son un inconveniente para nuestra jornada laboral. Son clientes que constituyen la razón de ser de nuestra jornada laboral. Póngase en el lugar de un paciente y piense cómo le gustaría que le trataran.

Las normas profesionales también exigen que los pacientes sean lo primero. Los pacientes pueden encontrarse en una situación de vulnerabilidad emocional. Por lo tanto, mantener una relación sentimental con un paciente tras haber comenzado a trabajar en Hometown es inapropiado y constituye motivo de despido inmediato. Si mantiene una relación sentimental con un paciente antes de comenzar a trabajar en Hometown, debe notificarlo de inmediato a Recursos Humanos y a su supervisor.

Confidencialidad

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) debe respetarse en todo momento. Esta ley establece medidas de protección de la privacidad de los pacientes. Constituye un medio extremadamente importante para garantizar la confidencialidad de los usuarios.

La HIPAA se aplica en todo momento, incluso si un paciente es un amigo, vecino, conocido o familiar por consanguinidad, matrimonio o adopción. Cualquier persona que solicite atención o tratamiento en Hometown es, ante todo, un paciente. No hay excepciones.

Las infracciones evitables de la HIPAA incluyen, entre otras:

• No cotillear en Hometown ni en la mesa familiar sobre el estado de salud de un paciente.
• NUNCA utilice corrector líquido en un documento, como un formulario de autorización de divulgación de historiales. Dispone de dos opciones: volver a escribirlo o tacharlo y poner sus iniciales.
• No acepte a los pacientes como «amigos» en las redes sociales. Nunca responda a las críticas.
• Si un paciente es una celebridad (local o de otro lugar) o un compañero de trabajo, seguirá siendo necesaria una autorización por escrito y deberá seguir el protocolo habitual de la consulta. Si tiene un familiar que es paciente, seguirá siendo necesaria una autorización por escrito y deberá seguir el protocolo habitual de la consulta.
• Nunca envíe mensajes de texto a un paciente, ni siquiera para confirmar una cita, desde su teléfono móvil personal o su correo electrónico personal.
• No comparta nada de lo que ocurra aquí en la mesa durante la cena, especialmente si se trata de un familiar, vecino, conocido o celebridad local.
• No consulte el historial clínico de un amigo, vecino, compañero de trabajo, conocido o pareja/familiar. Se arriesga a ser despedido.
• Si un profesional sanitario le pide que envíe una carta en su nombre, no firme con su nombre. Puede enviar una carta en su nombre y firmar con el suyo propio. Puede redactar un borrador de carta para que él o ella la firme. Si el profesional sanitario le da su permiso expreso, puede firmar en su nombre, siempre y cuando añada una barra «/» al final y sus iniciales, indicando así que la carta se ha firmado en nombre del profesional sanitario.
• Nunca firme en nombre de un paciente.
• Utilice un contenedor con cerradura que cumpla con la HIPAA para desechar la información médica protegida (PHI), no un contenedor de reciclaje.
• Nunca utilice papel de borrador que contenga información médica protegida (PHI).
• La transferencia de PHI a través de eCW es siempre el método más seguro y recomendable. Si tiene que enviar un fax, compruebe dos veces el número antes de pulsar «enviar».
• Compruebe minuciosamente lo que va a entregar o enviar por correo a un paciente. ¿Se trata de la PHI correcta?
• Nunca permita que un proveedor externo acceda a una zona segura sin informar previamente al departamento de TI.
• No facilitar la información del paciente cuando se solicite de forma oportuna constituye un incumplimiento de la HIPAA.
• Notifique inmediatamente todas las infracciones de la HIPAA al responsable de cumplimiento normativo o al responsable de la HIPAA.
• Nunca envíe por correo una carta con información médica protegida (PHI) en la etiqueta. En ocasiones, las etiquetas pueden imprimirse con la fecha de nacimiento, el número de seguro, etc. Compruébelo antes de enviarla.
• Si escribe algo en un sobre destinado a que el paciente lo recoja en recepción, pero luego decide enviar la información por correo, prepare un nuevo sobre.

Es fundamental que todo el personal esté alerta ante el phishing, el ransomware y otras posibles infracciones de ciberseguridad. Preste atención a todas las directrices del departamento de TI.

Todo el personal mantendrá la información de los pacientes, incluso las citas, en la más estricta confidencialidad. La información no se revelará a nadie a menos que lo autorice el paciente o lo permita la ley. El hecho de que conozca bien a alguien y esta persona se lo pida no le autoriza legalmente a acceder a la información sanitaria protegida de otra persona. Tampoco debe comentar aspectos como la cita de un paciente con su pareja, un familiar o un amigo.

La información confidencial que el personal obtenga sobre las actividades de HHC también debe mantenerse en secreto y no podrá utilizarse como base para obtener beneficios personales por parte del personal, sus familias u otras personas. La información confidencial incluye, entre otros, listas de clientes, planes de desarrollo e información sobre acuerdos comerciales pendientes o previstos.

Nunca publique en las redes sociales información relacionada con su trabajo o con los pacientes (aunque no se mencione ningún nombre). Aunque quizá no sea su intención, podría infringir de forma involuntaria la privacidad de un paciente o la confidencialidad que exige HHC para funcionar como una organización eficaz.

La información relativa a cualquier asunto que esté a punto de producirse en HHC no debe revelarse a ninguna persona, a menos que dicha información haya sido publicada o puesta a disposición del público de cualquier otra forma. Del mismo modo, si HHC está considerando la compra, el arrendamiento o la venta de cualquier propiedad, bien o participación, los empleados y afiliados de HHC que tengan conocimiento de ello no deben intentar comprar, arrendar o vender, en beneficio propio o de su familia, el bien en cuestión, hasta que se haya ejecutado la decisión de HHC al respecto. Por último, salvo en el marco del desempeño de sus funciones oficiales en HHC, todo el personal deberá abstenerse asimismo de revelar información que pueda perjudicar los intereses de HHC.

Para proteger la privacidad de los pacientes, consulte con su supervisor, con el responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo, o consulte los numerosos recursos en línea que le ayudarán a resolver sus dudas. No tome fotografías, ya que podría constituir una violación de la privacidad. Sea proactivo a la hora de salvaguardar la privacidad de los pacientes. Indique a los pacientes que no pueden tomar fotografías en las instalaciones de Hometown. Para obtener más información sobre la confidencialidad y la privacidad de la información de los pacientes, consulte las preguntas frecuentes sobre la HIPAA de la Oficina de Derechos Civiles del HHS.

Notificación de infracciones de la HIPAA

La HIPAA se refiere a la privacidad, la seguridad y el acceso oportuno y eficiente de los pacientes a sus historiales.

Si se produce una infracción de la privacidad o la seguridad, y en función de la magnitud y la naturaleza de la misma, se deberán realizar notificaciones a algunos o a todos los siguientes:

• Pacientes
• Medios de comunicación locales
• Fiscal General del Estado de Nueva York
• Departamento de Salud del Estado de Nueva York
• División de Policía Estatal del Estado de Nueva York
• División de Protección del Consumidor del Departamento de Estado del Estado de Nueva York
• Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) – Oficina de Derechos Civiles (OCR)

Evaluaciones de riesgos

Es obligatorio que los departamentos realicen auditorías y evaluaciones de riesgos por iniciativa propia de forma continua. Las evaluaciones ayudan a identificar oportunidades de mejora que van desde un mejor servicio al cliente hasta una mayor calidad de la atención, pasando por garantizar que HHC gestione adecuadamente los recursos que se le proporcionan.

Las evaluaciones de riesgos, junto con los planes de trabajo elaborados y aplicados para subsanar cualquier deficiencia detectada, deben comunicarse al responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo. Es fundamental que HHC demuestre, durante su certificación anual ante la Oficina del Inspector de Medicaid del Estado de Nueva York, que realiza un esfuerzo de buena fe y que adopta un enfoque proactivo en sus auditorías y evaluaciones de riesgos.

Es responsabilidad de los directores, supervisores y jefes de departamento identificar las áreas susceptibles de mejora y actuar en consecuencia de forma continua.

El Consejo de Administración ha subrayado la importancia de las evaluaciones y se encargará de supervisarlas. Los aumentos salariales y los ascensos pueden depender de ellas.

Las personas directamente implicadas en la gestión de riesgos y el control de calidad deben mantener informado oportunamente al responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo de cualquier asunto que pueda comprometer a la organización o la atención al paciente.

Prestar servicio a familias y personas, independientemente de su capacidad de pago

En 2014, HHC comenzó a gestionar un segundo centro de salud acreditado a nivel federal (FQHC). Tal y como se refleja en su declaración de misión, se compromete a proporcionar una atención de calidad, innovadora, integral y rentable a sus usuarios, centrándose especialmente en los residentes de bajos ingresos de la zona. Presta estos servicios mediante un baremo de tarifas aprobado por el Consejo de Administración, que puede incluir un programa de tarifas variables en función de los ingresos.

Transparencia, buenas prácticas e iniciativas de mejora de la calidad

La apertura (transparencia) respecto a sus operaciones, mediante el intercambio de información, es fundamental para la misión y la cultura ética de HHC. El intercambio de información detallada y precisa con el personal y, especialmente, con la Junta Directiva por parte de la alta dirección permite a todos los miembros de HHC promover una atención de calidad, la satisfacción de los usuarios, una cultura ética y una buena gestión de los recursos.

La transparencia ayuda a identificar áreas de mejora, al tiempo que fomenta una cultura de buenas prácticas en materia de finanzas, administración y atención al paciente. Recuerde que los pacientes, al igual que usted, son consumidores y merecen respeto, cortesía y nuestro máximo esfuerzo para ayudarles a resolver sus problemas.

Distinguir entre el derecho legal a hacer algo y hacer lo correcto o ético en todo momento

Parte de la cultura de HHC consiste en ir más allá de lo exigido por la legislación estatal y federal. Se trata de promover un entorno en el que hacer lo correcto y esforzarse siempre por mejorar sea algo natural. No es necesario que exista una ley o una política sobre un asunto concreto para actuar con veracidad, equidad y honestidad. Actúe con integridad en todo momento.

Cumplir todos los requisitos legales y éticos, y exigir a los proveedores, contratistas y consultores que también lo hagan

HHC espera que todas las personas se adhieran tanto al espíritu como a la letra de las Normas de Conducta.

El cumplimiento estricto de estas normas es una condición para el empleo, para formar parte de su Consejo de Administración o para mantener relaciones comerciales con HHC. Cualquier infracción o presunta infracción será investigada y se adoptarán medidas correctivas.

Procedimientos de notificación y reclamación

Todo el personal, los proveedores, los contratistas, los consultores y los miembros de la Junta Directiva tienen la obligación de denunciar las irregularidades. Todas las personas deben plantear sus dudas sobre conductas potencialmente contrarias a la ética o ilegales al responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo.

• Llame directamente al responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo: Ext. 4195,
• Llame a la línea de atención 24 horas: *67-518-688-3460, o
• Deje un mensaje anónimo en el buzón de cumplimiento, que se encuentra bajo llave, en las instalaciones de Ámsterdam o Schenectady.

El personal debe seguir las directrices establecidas en las Normas de Conducta y velar por que se cumplan dichas normas. Todos los departamentos, el personal y los miembros del Consejo de Administración deben cooperar, según corresponda, en las investigaciones relativas a posibles prácticas comerciales, de documentación, de codificación o de facturación inadecuadas; responder a cualquier revisión o consulta; y trabajar activamente para corregir las prácticas inadecuadas que se identifiquen.

Si los empleados tienen alguna duda general sobre la idoneidad de una conducta, deben ponerse en contacto con el responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo para recibir orientación. En caso de duda, comuníquelo.

Es preferible que las preguntas sobre un asunto potencialmente problemático se planteen antes de que dicho asunto se convierta en un problema real.

Las denuncias o consultas pueden presentarse de forma anónima o confidencial. Si las inquietudes se plantean en persona o por correo electrónico, dicha información se mantendrá en la más estricta confidencialidad, sin perjuicio de la necesidad de investigar cualquier denuncia de conducta indebida. Se puede utilizar una línea de atención telefónica disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana (*67-518-688-3460) o el buzón de cumplimiento cerrado con llave en Ámsterdam o Schenectady.

En la medida de lo posible, el responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo no revelará la identidad de ninguna persona que denuncie una presunta infracción de la ley o que participe en una investigación.

El responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo, así como cualquier asesor jurídico al que pueda consultar, están obligados a actuar de conformidad con la ley, las políticas y la normativa.

Responsable de Ética y Cumplimiento Normativo

Paul P. Jesep es el responsable de Ética y Cumplimiento Normativo de HHC (ext. 4195) y responsable de Privacidad de la HIPAA. Es responsable de supervisar las actividades diarias de cumplimiento del programa. Paul es la «persona de contacto» a la que todos los empleados, contratistas y miembros del Consejo de Administración pueden dirigirse para expresar sus inquietudes sobre cuestiones de cumplimiento. Se espera que toda persona vinculada a Hometown participe en el Programa de Cumplimiento y colabore para identificar y combatir el fraude, el despilfarro y los abusos.

El responsable corporativo de ética y cumplimiento normativo es nombrado por el director general, previa consulta con el presidente de la junta directiva, y rendirá cuentas ante el director general y la junta directiva.

Investigación por parte del responsable de ética y cumplimiento corporativo

Al recibir una denuncia de una posible conducta poco ética o ilegal, o de un patrón de posible facturación indebida, el responsable de Ética Corporativa y Cumplimiento Normativo investigará la denuncia y adoptará todas las medidas necesarias y adecuadas. Se informará al Comité de Cumplimiento Normativo del Consejo de Administración.

El objetivo de la investigación es determinar, en primer lugar, si existe un problema de cumplimiento o si se ha producido una infracción de las Normas de Conducta o de la normativa legal aplicable.

Su información se mantendrá confidencial. Si efectivamente existe un problema o una infracción, la investigación tratará de determinar su causa, de modo que puedan adoptarse medidas correctivas adecuadas y eficaces.

Los proveedores, los empleados y los miembros del Consejo de Administración deben cooperar con dichas investigaciones.

Medidas correctivas y respuestas ante presuntas infracciones

Siempre que se detecte un problema de cumplimiento o un error de facturación, independientemente de su origen, el responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo se asegurará de que el responsable de facturación aplique las medidas correctivas adecuadas y eficaces. Cualquier medida correctiva y respuesta que se aplique deberá estar diseñada para garantizar que la infracción o el problema no vuelva a producirse (o para reducir la probabilidad de que vuelva a producirse).

Las medidas correctivas se basan en un análisis de la causa raíz del problema.

Un plan de medidas correctivas incluye una revisión de seguimiento de la eficacia de las medidas correctivas tras su aplicación.

La formación correctiva, tanto formal como informal, también forma parte del plan de medidas correctivas.

Acoso y hostigamiento

No se tolerará el acoso ni el hostigamiento, y estos comportamientos pueden dar lugar a un despido inmediato. El acoso y el hostigamiento (sexual o de otro tipo) incluyen, entre otros: contacto inapropiado, bromas obscenas, abuso emocional mediante el menoscabo del rendimiento de un compañero de trabajo, abuso personal como mentir y difundir rumores sobre un compañero, y abuso profesional, como buscar repetidamente defectos y no respetar la personalidad y la dignidad básica de otra persona.

Política de la EEOC

Hometown y sus proveedores o contratistas, así como sus agentes, empleados, representantes, subcontratistas o filiales corporativas o comerciales (nacionales o extranjeras) que presten un servicio a Hometown, no negarán el empleo ni los servicios, ni acosarán ni discriminarán a ningún paciente o empleado de Hometown por motivos de edad, sexo, raza, credo, color de piel, discapacidad, estado civil, condición de militar, origen nacional, situación familiar, orientación sexual, identidad o expresión de género, características genéticas predisponentes, condición de víctima de violencia doméstica, decisiones en materia de salud sexual y reproductiva, antecedentes de detención o condena, o prácticas religiosas sinceramente profesadas. Cualquier acto de acoso o discriminación de este tipo dará lugar, a la entera discreción de Hometown, a la rescisión inmediata del presente Acuerdo sin que ello acarree consecuencias económicas para Hometown en lo que respecta al cumplimiento del presente contrato.

Prácticas empresariales generales

HHC renunciará a cualquier transacción u oportunidad comercial que solo pueda obtenerse por medios indebidos o ilegales y no realizará ningún pago poco ético o ilegal a nadie con el fin de inducir al uso de sus servicios. Las transacciones comerciales y las empresas conjuntas con otros proveedores de asistencia sanitaria tendrán como objetivo mejorar la calidad o la continuidad de la atención prestada a los pacientes.

Las inversiones financieras en dichas transacciones y empresas, así como cualquier rendimiento de las mismas, se basarán en el valor financiero real de la inversión y en su impacto positivo en la capacidad de HHC para prestar servicios médicos. Dichas inversiones no se basarán en la intención de inducir o recompensar derivaciones hacia o desde otro proveedor.

En el marco de las prácticas comerciales de HHC, el personal debe tratar con una gran variedad de personas, empresas, organizaciones y organismos gubernamentales. En dichas relaciones, todo el personal debe abstenerse en todo momento de realizar declaraciones falsas, deshonestas o destinadas a inducir a error o a desinformar. Si parece que algo de lo que ha dicho ha sido malinterpretado, es su responsabilidad corregirlo sin demora.

Además, la dirección debe garantizar que todos los registros empresariales sean precisos y veraces, sin omisiones sustanciales, lo que incluye que los activos y pasivos de HHC se contabilicen en pleno cumplimiento de todos los requisitos fiscales y de información financiera, y que no se elaboren registros falsos. Del mismo modo, todos los informes presentados a organismos gubernamentales, compañías de seguros u otras entidades se elaborarán de forma precisa y honesta.

Política de compras y licitaciones

Todas las decisiones de compra, ya sea de un producto o de un servicio, deben tomarse con el objetivo de obtener el producto o servicio de mayor calidad para HHC o sus pacientes al precio más razonable. No se podrá tomar ninguna decisión de compra basada en la consideración de que algún empleado, directivo o miembro del consejo de administración —o cualquier familiar o amigo de cualquiera de ellos— se beneficie de la transacción.

Por el contrario, el único criterio que debe sustentar todas las decisiones de compra debe ser exclusivamente el interés superior de HHC. Tampoco se podrá adquirir ningún servicio o artículo a cambio de la derivación de pacientes por parte de terceros ni con la intención de inducir a otros a derivar pacientes (véanse también las normas que rigen las actividades de marketing y las derivaciones de pacientes que se establecen a continuación).

El informe de costes de la institución se elaborará de conformidad con todas las normativas estatales y federales aplicables. Los costes se reclamarán cuando se basen en documentación adecuada y precisa; no se reclamará el reembolso de los costes no admisibles; y todos los costes se asignarán debidamente a los centros de coste correspondientes basándose en información y datos verificables.

Contratistas

Se solicitará a todas las personas y entidades con las que HHC mantenga un contrato que cooperen con el programa de cumplimiento de HHC. Esto incluye a médicos a título individual, grupos de médicos, proveedores, contratistas y otros prestadores de asistencia sanitaria.

Los proveedores y contratistas serán sometidos a un proceso de verificación, en parte, mediante el uso de las listas de exclusión estatales y federales.

Conducta honesta y lícita dentro y fuera de la oficina

HHC no tolera ninguna forma de comportamiento ilegal o poco ético por parte de ninguna persona relacionada con la organización —ya sea personal, proveedores o miembros del Consejo de Administración—. Se espera y se exige que todos respeten la ley, sean honestos, dignos de confianza y justos en sus relaciones personales y profesionales. Para garantizar que se cumplan estas expectativas, el programa de cumplimiento se ha convertido en una parte integral de la misión corporativa y de las operaciones empresariales.

HHC espera un comportamiento ético y adecuado no solo en el lugar de trabajo, sino también fuera de la oficina. Los pacientes esperan que quienes prestan asistencia sanitaria y tienen acceso a información sanitaria protegida (PHI) de carácter sensible actúen de forma ética y respeten la ley en todo momento. Por lo tanto, los proveedores, los empleados y los miembros del Consejo de Administración deben ser siempre conscientes de sus acciones. Esto incluye la percepción que puedan tener los pacientes de comportamientos externos potencialmente inapropiados.

Medidas disciplinarias

Se espera que todo el personal y los miembros del Consejo de Administración cumplan las Normas de Conducta. Si el responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo concluye, tras una investigación, que se han infringido las Normas, podrán imponerse las medidas disciplinarias pertinentes, incluido el despido o la rescisión de los contratos de trabajo.

La imposición de medidas disciplinarias podrá basarse en las acciones ilegales o contrarias a la ética de la persona en cuestión, en el hecho de tolerar o no denunciar acciones ilegales cometidas por terceros, en represalias contra quienes denuncien presuntas irregularidades, o en otras infracciones de las Normas de Conducta.

Al recomendar medidas disciplinarias contra un directivo, supervisor, director de departamento, médico o profesional sanitario de nivel medio, el responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo lo hará ante el director general o, a su discreción, ante el Consejo de Administración.

Al recomendar medidas disciplinarias contra un empleado que no sea médico, el responsable corporativo de Ética y Cumplimiento remitirá el asunto al personal competente y al supervisor del empleado para que se adopten las medidas disciplinarias pertinentes.

Un directivo, supervisor o director de departamento, en coordinación con el departamento de Recursos Humanos, podrá iniciar su propia investigación, independientemente del responsable de Ética y Cumplimiento Normativo, en relación con cuestiones de personal y adoptar las medidas oportunas, lo que incluye la posible suspensión o despido de conformidad con las políticas o los contratos vinculantes.

Formación y reciclaje de todas las personas vinculadas a HHC en materia de conflictos de intereses

La formación de los nuevos empleados y la actualización de los conocimientos de todos los empleados y miembros del Consejo de Administración se llevarán a cabo de forma continua.

Todos los miembros del Consejo de Administración de HHC y el personal que se encuentre en posición de influir en cualquier decisión empresarial de fondo de HHC deberán presentar, al menos una vez al año, una Declaración de Divulgación de Conflictos de Intereses ante el responsable corporativo de Ética y Cumplimiento Normativo. Esto incluirá a todos los miembros de la alta dirección.

Además, todos los miembros del Consejo de Administración y el personal deberán comunicar inmediatamente al responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo cualquier posible conflicto de intereses que surja. El responsable de Cumplimiento Corporativo entregará su declaración anual de divulgación de conflictos de intereses al director ejecutivo y al director de Recursos Humanos.

No está permitido el uso de los activos de HHC para obtener beneficios personales.

Normas sobre conflictos de intereses

La relación entre HHC y todo su personal, así como los miembros del Consejo de Administración, conlleva un deber de honestidad. Todo el personal y los miembros del Consejo de Administración deben actuar de buena fe en todas las transacciones relacionadas con sus funciones y responsabilidades para HHC o en nombre de esta. Incluso la mera apariencia de ilegalidad, conducta indebida, conflicto de intereses o dualidad de intereses puede resultar perjudicial para HHC y, por lo tanto, debe evitarse.

Todos los miembros del Consejo de Administración y todo el personal de HHC que se encuentren en condiciones de influir en cualquier decisión de compra o transacción comercial, según lo determine el responsable de cumplimiento normativo, deberán cumplimentar un formulario anual de conflicto de intereses en el que se les exija revelar todos los intereses comerciales directos y familiares que puedan entrar o entren en competencia con HHC.

Además, todo el personal y los miembros del Consejo de Administración deben examinar sus propias actividades y las de su familia inmediata, e informar sin demora al responsable de cumplimiento de la existencia de cualquier empresa en la que ellos o su familia inmediata tengan un «interés», y de la que la persona sepa que realiza, o que sea razonablemente probable que realice, transacciones con HHC. Se entiende por familia directa de una persona su cónyuge, pareja, hermanos, hijos, nietos, padres, abuelos, suegros, padres adoptivos o hijos adoptivos.

Se considera que una persona tiene un «interés» en una empresa cuando ella misma, o un miembro de su familia directa, es empleado, socio, propietario, consejero o directivo de —o tiene un interés financiero en— una empresa; a la que HHC compre o alquile equipos, servicios o suministros, o que preste servicios que compitan con los de HHC; con la que HHC negocia transacciones inmobiliarias (como el arrendamiento de locales), y que bien se beneficia de dicha transacción inmobiliaria, bien compite con HHC en el arrendamiento o la compra de inmuebles; o que presta servicios de dirección, gestión o consultoría a cualquier organización que mantenga relaciones comerciales con HHC o que compita con ella en la prestación de servicios.

Si el interés financiero consiste en la titularidad de valores que cotizan en bolsa, dicho interés no tiene que ser revelado, a menos que la participación combinada de la persona y su familia directa en dichos valores constituya el 5 % o más de los valores en circulación de la entidad en cuestión.

Todo el personal que tenga un interés en una empresa, tal y como se ha descrito anteriormente, deberá comunicar dicho interés por escrito al responsable de Ética Corporativa y Cumplimiento Normativo; no participar en el examen ni en la resolución del asunto por parte de HHC; y, en la medida en que sea razonable dadas las circunstancias, no debe participar ni tener participación financiera alguna en la transacción entre la empresa y HHC. Si HHC está considerando realizar una transacción con una empresa en la que el personal tenga un interés, dicho interés deberá comunicarse en primer lugar al responsable de Ética Corporativa y Cumplimiento Normativo, quien, a su vez, consultará con el asesor jurídico para examinar el asunto. A continuación, se formulará una recomendación sobre la idoneidad de la transacción.

Comité de Cumplimiento del Consejo de Administración (CA)

El Consejo de Administración tiene la responsabilidad general, a través del director ejecutivo y del responsable de Cumplimiento Normativo, de garantizar que HHC desarrolle sus actividades con la máxima integridad y cumpla con la ley. Se ha creado un Comité de Cumplimiento Normativo del Consejo de Administración para supervisar el programa de cumplimiento. Este Comité es independiente del Comité Interno de Cumplimiento Normativo del personal.

Regalos y pagos

Ningún miembro del personal participará, ni directa ni indirectamente, en ninguna práctica comercial corrupta, incluidos el soborno, las comisiones ilegales o los pagos ilícitos, con la intención de influir en decisiones favorables de cualquier proveedor, paciente, médico, representante gubernamental, contratista o cualquier otra persona que se encuentre en posición de beneficiar a HHC, al empleado o a un familiar de cualquier forma, ni de recompensar dichas decisiones.

Ningún empleado realizará ni se ofrecerá a realizar ningún pago ni proporcionará ningún otro objeto de valor a otra persona con el entendimiento o la intención de que dicho pago se utilice con fines ilegales o indebidos.

El personal podrá aceptar artículos de valor muy simbólico (por ejemplo, bolígrafos, tazas o calendarios utilizados como material promocional). No se aceptará ningún regalo, por simbólico que sea, si se entrega con el fin de influir en la conducta comercial del destinatario. Quedan estrictamente prohibidos los regalos en efectivo a médicos u otras fuentes de derivación.

No se podrán ofrecer regalos, ni siquiera de valor simbólico, a ningún funcionario público. Dichos regalos pueden interpretarse erróneamente como un intento de influir indebidamente en el funcionario y, por lo tanto, deben evitarse.

Queda prohibido que cualquier miembro del personal acepte regalos, gratificaciones, préstamos u otros favores de cualquier paciente, cliente, proveedor, contratista, persona física o entidad que mantenga (o pretenda mantener) relaciones comerciales con HHC, o que sea competidor de HHC en circunstancias de las que pudiera deducirse que la actuación del personal fue en beneficio propio y no exclusivamente en beneficio de HHC. Esto no impide la aceptación de artículos de valor simbólico que sean claramente muestras de amistad o de cortesía comercial.

Cualquier duda sobre si un artículo o una situación entra o no dentro del ámbito de aplicación de las Normas de Conducta deberá plantearse de inmediato al Responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo, quien, junto con el asesor jurídico, evaluará la idoneidad de la situación concreta.

Derivaciones de pacientes/Elección del paciente

HHC no paga a médicos ni a ninguna otra persona, ni directa ni indirectamente, por la derivación de pacientes. La decisión de derivar pacientes es una decisión clínica independiente y autónoma que toma el médico o profesional sanitario que realiza la derivación. Dicha persona no debe beneficiarse de dicha derivación. La legislación federal y estatal considera ilegal pagar a cualquier persona en función del valor o el volumen de las derivaciones de pacientes. Esto incluye la concesión de cualquier forma de remuneración, incluyendo prácticamente cualquier cosa de valor, a cambio de la derivación.

Otros conflictos

Si HHC está considerando la compra, el arrendamiento o la venta de cualquier propiedad, artículo o participación, los empleados y afiliados de HHC que tengan conocimiento de ello no deben intentar comprar, arrendar o vender, en beneficio propio o de su familia, el artículo en cuestión, hasta que se haya ejecutado la decisión de HHC al respecto. Una posible excepción se da cuando la alta dirección decide vender al personal equipos antiguos y obsoletos a un valor de mercado justo.

Por último, salvo en lo relacionado con el desempeño de sus responsabilidades oficiales en HHC, todo el personal deberá abstenerse asimismo de revelar información sobre cualquier consideración o decisión de HHC, o cualquier otra información que pueda perjudicar los intereses de HHC.

El principio rector en materia de información confidencial es que, si el personal recibe cualquier información confidencial relativa a HHC, no debe utilizar dicha información en beneficio propio o de su familia, ni revelarla a terceros para su uso personal.

Cualquier duda sobre si un asunto o una situación entra dentro del ámbito de aplicación de esta sección deberá plantearse inmediatamente al responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo, quien evaluará la situación concreta.

Protocolos de cumplimiento departamentales

Además de las Normas de Conducta y los Procedimientos de Cumplimiento establecidos en el presente Manual, muchos de los departamentos de HHC cuentan con políticas, procedimientos y protocolos de cumplimiento específicos para cada departamento. Estas políticas, procedimientos y protocolos adicionales forman parte integrante del Programa de Cumplimiento y están diseñados para complementar los procedimientos y normas establecidos en el presente Manual.

Promoción de los servicios de forma honesta y precisa

La mejor publicidad de HHC reside en la calidad de los servicios médicos que presta.

HHC se basa en la calidad de su atención y su servicio al cliente para promocionar sus servicios entre pacientes, médicos y otros profesionales sanitarios que puedan derivar pacientes. Todas las actividades de marketing y publicidad realizadas por el personal deben ser veraces y no engañosas, y deben estar respaldadas por pruebas que corroboren cualquier afirmación realizada.

Ningún miembro del personal podrá menospreciar a HHC, ni el servicio o la actividad de otro competidor, mediante el uso de afirmaciones falsas o engañosas.

Además, únicamente las personas designadas por el director general podrán realizar actividades de marketing y comunicarse con los medios de comunicación, el público, las asociaciones profesionales y los funcionarios públicos en nombre de la organización.

Solo la alta dirección podrá designar a miembros del personal para solicitar subvenciones adecuadas.

Ser buenos administradores de todos los recursos fiscales y administrativos

HHC tiene la responsabilidad legal y ética de utilizar las donaciones y subvenciones fiscales y administrativas de forma sensata y para los fines previstos. De lo contrario, se corre el riesgo de incurrir en despilfarro, fraude y abuso, lo cual es contrario a la ley y a la filosofía de HHC. HHC debe ser un buen administrador de todos los recursos, al tiempo que garantiza y concede una importancia primordial a que los activos de la organización nunca se utilicen para beneficio personal.

Según el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos —Administración de Recursos y Servicios Sanitarios (HRSA)—:

• El fraude es el «engaño deliberado para obtener un beneficio indebido».
• El despilfarro es el «gasto innecesario de costes como resultado de prácticas, sistemas o controles ineficientes».
• El abuso es el «uso indebido intencionado de la autoridad, el cargo, los fondos o los recursos en beneficio de intereses económicos personales».

Fuente: Webinar sobre integridad de los programas de la HRSA relativo al fraude, el despilfarro y el abuso, http://78449.choruscall.com/hrsa/hrsa120717.pdf.

Facturación

La facturación es un componente fundamental del Programa de Cumplimiento Corporativo. La política de HHC consiste en facturar únicamente los servicios realmente prestados, y solo cuando dichos servicios se ajusten a las normas aceptadas de atención médica.

Los procedimientos de facturación deben basarse siempre en una documentación adecuada que justifique médicamente el servicio prestado y la factura presentada.

Además, dicha documentación médica debe cumplir con toda la normativa aplicable.

Asimismo, es política estricta de HHC que no se aplique ningún código «por defecto» o «genérico» a un servicio específico. Los servicios deben estar debidamente documentados y debe identificarse el código adecuado. No debe presentarse ninguna factura para su reembolso sin la codificación adecuada.

Si bien el uso de códigos por defecto o la facturación basada en documentación poco clara puede, en ocasiones, dar lugar a una facturación inferior a la real, estas prácticas también pueden provocar una facturación excesiva en otras ocasiones. No los utilice. En ocasiones, HHC puede verse en la necesidad de facturar códigos de procedimientos no incluidos en la lista, basándose en las directrices de las aseguradoras. Esto no debe interpretarse como «codificación por defecto» o «codificación genérica».

Ninguna persona vinculada a HHC podrá, de forma deliberada o por descuido, incurrir en ningún tipo de sobrecodificación o subcodificación de servicios que infrinja la ley, las normas o la normativa. Nadie podrá en ningún caso falsear los cargos a un paciente o a un tercero pagador, ni en nombre de estos. La codificación de los servicios prestados la realizan los dentistas, médicos, profesionales de nivel intermedio y profesionales de la salud conductual de HHC. De conformidad con la misión y los valores fundamentales de HHC, solo podrán prestarse a los pacientes aquellos servicios médicos que sean coherentes con los estándares aceptables de atención médica.

A este respecto, los procedimientos de facturación de HHC deben basarse siempre en una documentación adecuada que justifique médicamente el servicio prestado y la factura presentada, y dicha documentación médica debe ajustarse a todas las normativas aplicables. Además, toda la documentación, independientemente de cualquier requisito legal, debe ser también suficiente para cumplir con las propias normas internas de HHC en materia de garantía de calidad en lo que respecta a los servicios realmente prestados.

Asimismo, los códigos de la Terminología Procedimental Actual (CPT), la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE) y el Sistema Común de Codificación de Procedimientos Sanitarios (HCPCS) nunca deben seleccionarse en función de si un código determinado garantiza o mejora el pago; por el contrario, solo deben seleccionarse aquellos códigos que correspondan al servicio prestado y documentado. El servicio solo se facturará cuando el personal médico responsable proporcione la documentación suficiente.

Se cumplirán meticulosamente todas las normativas federales y estatales que regulan los procedimientos de facturación, y el personal de HHC responsable de la codificación y la facturación recibirá formación sobre las normas pertinentes que rigen la facturación, la codificación y la documentación.

Siempre que HHC tenga conocimiento de que ha recibido pagos a los que no tenía derecho por parte de un pagador público o privado, dichos pagos se reembolsarán al pagador correspondiente lo antes posible.

Toda la facturación debe ser precisa y veraz; y ningún miembro del personal deberá falsear en ningún caso los cargos a un paciente o a un pagador tercero, ni en nombre de estos. Es inaceptable que cualquier miembro del personal realice declaraciones falsas u omita intencionadamente información relevante ante un organismo gubernamental u otro pagador.

Las declaraciones erróneas deliberadas a organismos gubernamentales u otros pagadores probablemente darán lugar al despido de la persona en cuestión y pueden acarrear posibles sanciones penales.

También es ilegal facilitar información falsa, ya sea por ignorancia deliberada o por desprecio temerario de su falsedad o veracidad. Por lo tanto, si tiene alguna duda sobre la veracidad o exactitud de la documentación a efectos de facturación, o si falta información relevante, la factura de los servicios en cuestión deberá retenerse hasta que se resuelvan las incertidumbres. Cualquier otra actuación podría dar lugar a una facturación excesiva y está estrictamente prohibida.

Normas de facturación para análisis de laboratorio clínico y otras pruebas diagnósticas

HHC realiza pruebas de laboratorio y procedimientos diagnósticos. En consecuencia, se ha elaborado un conjunto independiente y detallado de protocolos, normas de conducta y procedimientos de cumplimiento específicos para las pruebas de laboratorio y otros análisis diagnósticos. Es fundamental que el personal los conozca y los respete. Se aplican los requisitos de documentación, justificación médica, prácticas de facturación correctas y garantía de calidad.

Facture únicamente las pruebas realmente solicitadas y realizadas

HHC facturará únicamente las pruebas que hayan sido solicitadas por un profesional sanitario y que se hayan realizado efectivamente. Si se solicita una prueba, pero no se lleva a cabo por cualquier motivo, no se podrá presentar ninguna factura por dicha prueba a ningún tercero pagador. Las pruebas solo deben realizarse cuando exista una orden clara del profesional sanitario del paciente y haya motivos para creer que la prueba es médicamente necesaria.

Necesidad médica de las pruebas

Aunque, en última instancia, es responsabilidad de los dentistas, los profesionales de nivel intermedio y los proveedores que solicitan las pruebas determinar si una prueba es médicamente necesaria, nunca se deben presentar reclamaciones a Medicare o Medicaid (ni a ningún otro programa de asistencia sanitaria financiado con fondos federales) si un empleado considera que la prueba no era médicamente necesaria. Todos los procedimientos de solicitud de HHC —desde el diseño de la solicitud hasta nuestras interacciones con los profesionales sanitarios que las prescriben— deben estar concebidos para animar a dichos profesionales a solicitar únicamente pruebas médicamente necesarias para las que se solicitará el reembolso al gobierno.

Códigos de diagnóstico

La mejor manera de demostrar claramente la necesidad médica de una prueba concreta es asegurarse de que se incluya el código de diagnóstico adecuado de la Clasificación Internacional de Enfermedades (CIE-10) en el formulario de reclamación que se presenta al gobierno. Los códigos CIE asignados deben ser precisos y lo más específicos posible, basándose en la información de que disponga el médico que solicita la prueba, en el estado real del paciente y en la información que figure en la historia clínica del paciente.

Solo debe incluirse en cualquier formulario de reclamación o facturación la información diagnóstica obtenida del profesional sanitario que solicitó o interpretó la prueba. Si el diagnóstico no está claro o no se ha facilitado, el personal técnico o de facturación deberá ponerse en contacto con el profesional que solicitó la prueba para obtener la información necesaria y no podrá elaborar información diagnóstica basándose en su propia interacción con el cliente, en información facilitada en una fecha anterior de la prestación del servicio, ni en lo que parezca ser el diagnóstico probable o más verosímil.

Cuando se presente un formulario de consulta con información diagnóstica insuficiente, HHC no tramitará la factura hasta que se haya obtenido la información adecuada.

Relaciones con médicos y otros proveedores

Todos los contratos, arrendamientos y demás relaciones financieras con los proveedores (así como con cualquier otro proveedor médico que mantenga una relación de derivación con HHC) se basarán en el valor de mercado justo de los servicios o artículos que se presten o intercambien, y no en el volumen o el valor de las derivaciones de pacientes de Medicare o Medicaid entre las partes. Tampoco se aceptarán ni se prestarán servicios o artículos gratuitos a cambio de derivaciones.

Así, por ejemplo, HHC no realizará pagos excesivos por cargos de dirección médica; no prestará servicios gratuitos a médicos que, de otro modo, mantengan una relación financiera con HHC; no aplicará alquileres o tarifas gratuitos o por debajo del mercado por servicios administrativos; no concederá préstamos sin intereses; ni realizará pagos excesivos por activos intangibles en la adquisición de una consulta médica. Del mismo modo, ningún acuerdo de contratación con médicos exigirá que el médico derive pacientes a HHC ni que se le compense, directa o indirectamente, por el volumen o el valor de las derivaciones generadas por él.

Se revisarán todos los contratos, arrendamientos y demás relaciones financieras con los proveedores con los que HHC mantenga una relación de derivación, a fin de garantizar el cumplimiento de las Leyes federales y estatales contra el soborno (Anti-Kickback) y de Stark, así como el cumplimiento de cualquier «Safe Harbor» o excepción aplicable en virtud de dichas leyes.

Todo el personal debe esforzarse por evitar incluso la apariencia de conducta indebida y no debe actuar nunca de manera deshonesta o engañosa al tratar con otras personas, tanto dentro como fuera de HHC.

Como se ha señalado anteriormente, los proveedores están obligados a leer y comprender, antes de incorporarse a su puesto, la guía «A Road Map for New Physicians: Avoiding Medicare and Medicaid Fraud and Abuse» (Guía para nuevos médicos: cómo evitar el fraude y el abuso en Medicare y Medicaid), publicada por la Oficina del Inspector General del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Consulte la «Guía de formación para médicos» de la OIG. Esta «Guía» y cualquier versión actualizada deben seguirse en todo momento. Una vez que hayan iniciado su relación laboral, habrán confirmado que han leído y comprendido esta publicación.

Programa Farmacéutico 340B

La misión de HHC de atender a sus pacientes incluye la participación en el Programa Farmacéutico Federal 340B. El programa, supervisado por el Departamento de Finanzas, constituye una red de seguridad que complementa los servicios médicos para quienes necesitan asistencia. Ofrece a las personas la posibilidad de adquirir los medicamentos necesarios con importantes descuentos.

HHC cuenta con un conjunto independiente de políticas y protocolos para garantizar la integridad del programa.

Tal y como se describe en el Registro Federal, vol. 75, n.º 43, de 5 de marzo de 2010: «el uso de un acuerdo con una farmacia contratada […] no exime a [Hometown] de su obligación de garantizar que el programa 340B se administre de conformidad con la ley y las directrices de la HRSA. [Hometown] ha asumido, y sigue asumiendo, la plena responsabilidad y rendición de cuentas por el cumplimiento de todos los requisitos destinados a impedir el desvío de los medicamentos cubiertos…»

Subvenciones

HHC recibe subvenciones de organismos gubernamentales, del sector privado y de diversas entidades filantrópicas. Las subvenciones deben estar sujetas a las garantías adecuadas para asegurar que no se genere una apariencia de irregularidad, ni una irregularidad real. HHC debe actuar siempre como un buen administrador de todos los recursos.

La recepción y el uso de todos los fondos de las subvenciones deben ser aprobados previamente por la alta dirección. Como parte de este proceso de aprobación previa, se revisará la idoneidad del proyecto propuesto y se establecerá un sistema de seguimiento del uso y la asignación de los fondos de la subvención. Este sistema garantizará que los fondos se utilicen de conformidad con los requisitos de la subvención y de manera coherente con las políticas de HHC, las necesidades de los pacientes-consumidores y el ámbito de las funciones de cada persona en HHC.

La recepción, o la recepción continuada, de los fondos de la subvención debe producirse en condiciones que no den la impresión de que el criterio del personal de HHC se verá afectado negativamente, de modo que se antepongan sus propios intereses, o los de una entidad externa, a los de HHC y sus pacientes.

No se deben aceptar fondos de una subvención a cambio de la promesa o la expectativa de que HHC o cualquier persona afiliada a ella adquiera servicios o suministros específicos de una empresa concreta. HHC no acepta compensaciones de ningún tipo como incentivo para la adquisición de productos o servicios. Debe evitarse incluso la apariencia de que se acepta una subvención con el fin de adquirir un servicio o producto específico.

Si se concede una subvención con el fin de probar, desarrollar o utilizar equipos o suministros de un fabricante o proveedor concreto, los términos y condiciones de dicha subvención serán objeto de un minucioso escrutinio durante el proceso de aprobación previa.

Cualquier compra posterior de dicho equipo o suministros deberá someterse asimismo a un minucioso examen para garantizar que no se haya visto comprometido el criterio del personal de HHC implicado en la subvención y que la compra redunde, por lo demás, en el mejor interés de HHC y de sus pacientes. En tales casos, el personal directamente implicado en la recepción y el uso de los fondos de la subvención no participará en la decisión final sobre la compra propuesta.

Instar a los proveedores, pacientes, empleados, voluntarios y miembros del Consejo de Administración a que denuncien conductas ilegales o contrarias a la ética

Responsabilidad de los empleados y los miembros de la Junta Directiva

Se espera que los proveedores, becarios, estudiantes, empleados, miembros de la Junta Directiva y socios comerciales cumplan y conozcan todas las leyes, normas y reglamentos federales y estatales que rigen su trabajo en el seno de HHC. Asimismo, se espera que cumplan las normas establecidas en las Normas de Conducta y cualquier protocolo de cumplimiento departamental aplicable. El cumplimiento estricto de estas normas legales y de cumplimiento es una condición para el empleo, la pertenencia a la Junta Directiva y la realización de negocios con Hometown. El incumplimiento de cualquiera de estas normas de conducta puede dar lugar a la destitución de la Junta Directiva, la rescisión del contrato o el despido.

Los miembros de la Junta Directiva, en su calidad de miembros del órgano rector de Hometown, desempeñan un papel especialmente importante a la hora de establecer un modelo de conducta. Los valores, las políticas y las normas de conducta se aplican a los miembros de la Junta Directiva. Deben ser ejemplos de comportamiento ejemplar mientras prestan servicio en una organización que se ocupa de cuestiones de vida o muerte. Esto incluye, entre otras cosas, mantener relaciones sentimentales con el personal e intentar aprovechar su cargo en la Junta para obtener beneficios económicos directos o indirectos, incluidos contratos, servicios de consultoría o empleo en Hometown para sí mismos o para miembros de su familia. Tampoco podrán obtener beneficios para un empleador o un compañero de trabajo con el que compartan empleador. La Junta Directiva de Hometown está compuesta íntegramente por voluntarios y se espera que quienes forman parte de ella lo hagan porque creen en el servicio público y anteponen los intereses de la comunidad a los propios.

Responsabilidades de los jefes de departamento, supervisores y gerentes

Todos los jefes de departamento, supervisores y directores tienen la responsabilidad de contribuir a crear y mantener un entorno de trabajo en el que se puedan plantear y debatir abiertamente cuestiones éticas. Asimismo, son responsables de garantizar que el personal a su cargo comprenda la importancia de las Normas de Conducta y del programa de cumplimiento; que dicho personal conozca sus disposiciones y los procedimientos para denunciar presuntas actividades ilícitas; y que todo el personal esté protegido frente a represalias en caso de que facilite información sobre presuntas irregularidades.

Consultas de las autoridades

Si bien el personal puede hablar voluntariamente con agentes gubernamentales, se recomienda que, antes de hacerlo, se ponga en contacto primero con sus supervisores y con el responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo. En ningún caso, sin embargo, podrá ningún miembro del personal responder a una solicitud de divulgación de documentos de HHC o de información privilegiada sin haber hablado primero con su supervisor.

Como norma general, cualquier miembro del personal que reciba una solicitud de información por parte de las autoridades, una citación judicial o cualquier otra consulta o documento legal relativo a las actividades de HHC deberá notificarlo a su superior antes de intentar dar una respuesta. A continuación, el superior deberá ponerse en contacto con el responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo, quien notificará al asesor jurídico si fuera necesario.

Si se da una respuesta a una solicitud de información por parte de los organismos reguladores gubernamentales, dicha respuesta deberá ser precisa y completa. Es política de HHC cumplir con la ley y cooperar con las exigencias razonables formuladas en el curso de una investigación o consulta gubernamental legítima.

Buzones y línea directa de cumplimiento corporativo

En los centros de Schenectady y Ámsterdam hay buzones de cumplimiento con cerradura disponibles, y una línea directa de denuncia operativa las 24 horas del día, los 7 días de la semana (*67-518-688-3460); estas son algunas de las vías a través de las cuales quienes trabajan para HHC o están afiliados a ella pueden comunicar de forma anónima cualquier inquietud relacionada con el cumplimiento. Se han establecido para plantear cuestiones directamente al responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo, así como para informar de posibles infracciones, formular preguntas o plantear inquietudes relacionadas con el cumplimiento.

Solo el responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo tiene acceso tanto a la línea directa como a los buzones con llave.

La extensión interna del responsable de Ética y Cumplimiento Corporativo es la 4195.

Protección frente a represalias al denunciar una conducta indebida o posteriormente

Cualquier forma de represalia contra una persona que, de buena fe, denuncie o tenga la intención de denunciar una posible conducta ilegal o contraria a la ética está estrictamente prohibida y constituye en sí misma una grave infracción de las Normas y de la legislación estatal y federal.

Es ilegal que cualquier persona le acose o tome represalias contra usted por mostrarse proactivo y denunciar un posible problema. También es ilegal disuadir a cualquier persona de denunciar una preocupación relacionada con el cumplimiento normativo. Los actos de represalia contra los empleados deben comunicarse inmediatamente al responsable de Ética y Cumplimiento Normativo de la empresa.

Apéndice A – Misión y valores

«Hometown Health Centers ayuda a las personas a llevar una vida más saludable mejorando los resultados sanitarios y la equidad en la salud mediante una atención primaria de calidad y servicios preventivos. Cualquier persona que solicite atención, independientemente de sus ingresos, recibirá ayuda y será tratada con respeto por personal consciente de la singularidad cultural y dedicado a la mejora continua».